Matrica kompetencija je alat koji pomaže u organizaciji rada, razvoju zaposlenika i smanjenju ovisnosti o pojedincima.

U prošlom smo članku opisali scenarij koji se u tvrtkama događa gotovo svaki mjesec: Ivo, jedini operater koji zna podesiti CNC stroj, ode na bolovanje, a proizvodnja čeka jer nitko drugi ne zna preuzeti njegov posao.

Rješenje se zove matrica kompetencija - alat koji omogućuje pregled znanja i vještina zaposlenika po odjelima, ocjenjivanje kompetencija nadređenih te dobivanje jedinstvenog vizualnog pregleda tima kroz pivot tablicu.

Postavljanje se odvija u tri koraka: definiranje vještina, dodjela vještina odjelima i unos periodičnih procjena. Nakon toga sustav generira matricu kompetencija kao pivot tablicu.

Korak 1 - Definiranje vještina

Prvi korak je otvaranje svih mogućih vještina koje se prate u tvrtki, kroz izbornik Vještine djelatnika. Za svaku vještinu potrebno je unijeti:

●        Naziv vještine

●        Oznaka vještine

●        Trajanje vještine — vrijeme trajanja vještine (ako je primjenjivo)

●        Evaluacija: Da/Ne — polje kojim se određuje ulazi li vještina u matricu kompetencija ili se prati samo informativno

Samo vještine s označenom evaluacijom ("Da") kasnije se pojavljuju kao stavke za ocjenjivanje i ulaze u pivot prikaz matrice.

Slika 1 — Unos i definiranje vještine djelatnika

Korak 2 - Dodjela vještina odjelima

Nakon što su vještine definirane, sljedeći korak je njihova dodjela pojedinim odjelima kroz izbornik Odjeli. Za svaki odjel potrebno je:

●        Unijeti oznaku i naziv odjela (npr. Kom - Komercijala)

●        Povezati odjel s lokacijom tvrtke i djelatnikom (voditeljem odjela)

●        Dodati sve vještine relevantne za taj odjel sa izbornika koji prikazuje sve vještine koje se mogu evaluirati

●        Po potrebi unijeti koeficijent stimulacije za svaku vještinu – koristi se za definiranje koeficijenta određene kompentencije u odjelu

Na ovaj način se osigurava da svaki odjel ocjenjuje samo vještine relevantne za njegovo područje rada — primjerice odjel Komercijala prati vještine poput odgovornosti, komunikativnosti, stranih jezika, izrade ponuda, dok se npr. upravljanje viličarem ne pojavljuje na toj listi.

Slika 2 — Dodjela vještina i koeficijenata odjelu

Korak 3 - Periodična procjena zaposlenika

Treći korak provodi se periodično (mjesečno, kvartalno ili polugodišnje, prema odluci tvrtke) kroz izbornik Procjene nadređenog. Nadređeni odabire:

●        Odjel i vremenski period za koji se procjena provodi (Datum od / Datum do)

●        Označava djelatnika s liste zaposlenog u odjelu

●        Ocjenu za svaku vještinu s popisa — sustav defaultno učitava sve vještine definirane za taj odjel

Nije obavezno ocijeniti svaku vještinu za svakog djelatnika — nadređeni može preskočiti stavke koje nisu primjenjive, a po potrebi može dodati i posebnu, dodatnu vještinu specifičnu za pojedinog djelatnika koja nije dio standardne liste odjela.

Slika 3 — Unos procjena nadređenog po djelatniku i vještini

Rezultat - matrica kompetencija

Nakon unosa procjena, sustav generira pivot tablicu koja predstavlja matricu kompetencija: jedinstveni vizualni pregled koji po recima prikazuje djelatnike, a po stupcima vještine (ili obrnuto), s unesenim ocjenama u presjeku.

Iz ovog prikaza voditelj ili menadžment u svakom trenutku može vidjeti tko posjeduje koju vještinu i na kojoj razini, gdje postoje praznine u pokrivenosti odjela te tko može zamijeniti koga u slučaju izostanka ključnog djelatnika.

Napomena

Kvaliteta matrice kompetencija izravno ovisi o redovitosti unosa procjena — preporučuje se uspostaviti fiksni ciklus ocjenjivanja (npr. svaka tri mjeseca) kako bi podaci u matrici uvijek odražavali stvarno stanje tima, a ne zastarjelu sliku od prije nekoliko mjeseci.