30.07.2026
Modul za upravljanje ulaznim dokumentima s ugrađenim workflow procesom koji omogućuje brzo, jednostavno i potpuno kontrolirano evidentiranje i obradu dokumentacije.
Vjerojatno ste već pročitali mnogo tekstova o tome kako se tvrtke nose s obradom ulazne dokumentacije i koliko se često taj proces još uvijek odvija ručno.
Primjerice, u tvrtku stiže račun od dobavljača ili poslovnog partnera. Djelatnik zadužen za zaprimanje pošte preuzima račun i prosljeđuje ga odgovornoj osobi na odobrenje. Nakon odobravanja dokument se dostavlja odjelu financija radi knjiženja.
Takav proces najčešće se odvija fizički, bez jasnog praćenja statusa i bez revizijskog traga. Posljedica mogu biti kašnjenja u obradi, propušteni rokovi plaćanja, otežano pronalaženje dokumentacije te nedostatak informacija o tome gdje se dokument trenutno nalazi.
Kako bi se ti problemi uklonili, u FactorOne ERP sustav implementiran je modul za upravljanje ulaznim dokumentima s ugrađenim workflow procesom koji omogućuje brzo, jednostavno i potpuno kontrolirano evidentiranje i obradu dokumentacije.
Jednostavno zaprimanje i digitalizacija dokumenata
Dokument koji stigne u tvrtku učitava se kao privitak u novi zapis unutar modula Ulazni dokumenti. Sustav podržava različite formate datoteka, uključujući PDF, JPG, JPEG i PNG.
Nakon učitavanja dokumenta dovoljno je pokrenuti OCR funkcionalnost. Korištenjem naprednih AI alata sustav automatski prepoznaje ključne podatke s dokumenta, poput broja računa, datuma, dobavljača, iznosa i ostalih informacija te ih upisuje u odgovarajuća polja unutar sustava.
Korisniku preostaje samo kratka vizualna provjera podataka i spremanje dokumenta.
Na taj način dokument koji je stigao u papirnatom obliku postaje dio digitalne arhive ERP sustava i spreman je za daljnju obradu.
Praćenje statusa i tijeka odobravanja
Jedna od najvažnijih funkcionalnosti modula je praćenje statusa dokumenta tijekom cijelog procesa obrade.
Po zaprimanju dokument dobiva status Zaprimljen. Svaka sljedeća faza procesa automatski se evidentira kroz promjenu statusa, primjerice:
Zaprimljen
Na odobravanju
Odobren
Knjižen
Arhiviran
U svakom trenutku moguće je provjeriti gdje se dokument nalazi, tko ga trenutno obrađuje i koje su aktivnosti do sada provedene. Time se osigurava potpuna sljedivost procesa i revizijski trag za svaku promjenu.
Automatski prijenos u financije
Nakon završetka procesa odobravanja, ulazni račun može se automatski prenijeti u financijski modul. Sustav kreira zapis u knjizi ulaznih računa i priprema podatke za knjiženje, čime se smanjuje potreba za ručnim unosom i mogućnost pogreške.
Rezultat je brži protok informacija, bolja kontrola nad dokumentacijom i učinkovitiji rad financijskog odjela.
Digitalizacijom procesa zaprimanja i obrade ulaznih dokumenata tvrtke ostvaruju veću preglednost i potpunu kontrolu nad dokumentacijom. FactorOne ERP omogućuje upravo takav način rada – od zaprimanja dokumenta do njegova knjiženja i arhiviranja, unutar jedinstvenog sustava.
