Kako napraviti izvoznu dokumentaciju koristeći FactorOne?

U prošlom tekstu smo usputno spomenuli određene dokumente koji pomažu prilikom izvoza roba. Neki su od njih obavezni, a neki popratni dokumenti koji olakšavaju procese logistike i carinjenja. U ovom članku pogledat ćemo kako FactorOne pomaže pri izradi izvozne dokumentacije.

Paking-lista 

Kako smo rekli, paking-lista predstavlja popis svih artikala (s pripadajućom količinom i težinom) koji se nalaze na jednoj paleti/paketu i spremni su za isporuku određenom kupcu. 

Pri kreiranju paking-liste u FactorOne se možemo odmah referencirati na radne naloge te tako olakšati djelatnicima na pakiranju odabir vrste robe i količine. 

Kada djelatnik napokon unese popis artikala spremnih za isporuku, ukoliko će imati više takvih isporuka, iste može vrlo lako kopirati više puta.

Paking-lista pomaže i prilikom ulaza i izlaza robe na skladište, pošto možemo jednu ili više paleta/paketa zadužiti i razdužiti s skladišta.

Zamislimo da imamo 10 paleta koje želimo otpremiti. Roba na tim paletama može već biti pakirana i spremna za utovar, može biti nepotpuna – tj. U procesu pakiranja, a može se tek pripremati, odnosno planirati za pakiranje. Kako ne bi dolazilo do grešaka, imamo razne statuse prema kojima vidimo dostupnost paleta, da li su u procesu, čekaju na utovar u skladištu ili su možda već otpremljene. 

Transportna lista 

Transportna lista je dokument koji sadrži informacije o kamionskom transportu robe kao što su sadržaj i broj paleta, nazivi pošiljatelja i primatelja, adresa istovara i sl. 

Kroz tablični pregled paking-lista naši djelatnici u prodaji već imaju informaciju da imaju x paleta spremnih za utovar (s veličinama istih) i prema tome organiziraju utovar kamiona. 

Kod kreiranja transportne liste, pozivamo tablični prikaz raspoloživih paking-listi i vršimo odabir prema prioritetu isporuke. 

Nakon kompletiranja dokumenta transportne liste na ispisu vidimo popis svih paleta, ali i njihovog sadržaja, uključivo s referentnim podacima o narudžbama kupaca, kroz što je omogućena slijedivost – tj. Mogućnost da se na lokaciji istovara može pratiti izvorna narudžba po kojoj je roba isporučena. 

Jednom kada dovršimo utovar naša Transportna Lista dobiva novi status i čeka na fakturiranje. 

 

Račun 

Fakturiranje iz transportne liste je sad zbilja jednostavan zadatak. Jednostavno se kod izrade računa pozovite na broj Transportne liste i svi pojedinačni artikli evidentirani u paking listama automatski se prebacuju u fakturu (ili više faktura – ako imate više mjesta isporuke). 

Jedan ispis računa na A4 i ispis fiskalnog računa. 

Račun grupiran po tarifnim brojevima 

Ukoliko ste vašim artiklima dodijelili carinske tarifne brojeve, vaš račun može imati i poseban ispis za potrebno statistiku prilikom prelaska granice. 

Ukratko 

Jako važno je naglasiti da prilikom cijelog procesa nije bilo ponovnog unosa podataka, te da se svaka isporuka može ispratiti sve do radnog naloga ili do utrošenog materijala. Sustav je uhodan i isproban s više tisuća izvoza.