Kako koristiti dokumentaciju u FactorOne?

Prošli put smo pisali na temu dokumentacije, verzioniranja i distribucije dokumentacije. Vidjeli smo različite pristupe problemu dokumentacije – od zajedničkih mapa do korištenja DMS servisa za razne scenarije korištenja dokumenata u poslovanju.

FactorOne je ERP koji integrira mehanizme za sigurnu pohranu, preuzimanje i distribuciju dokumentacije, bilo gdje da se korisnik nalazi. 

Postoji više mjesta na kojima FactorOne “očekuje” postojanje određenih dokumenata, a ukoliko ih na tim lokacijama ne pronađe, korisniku signalizira da možda nešto krivo radi. 

Pogledajmo neke scenarije koji se često događaju u poslovanju. 

 

Dokumentacija osnovnih registara 

Naši artikli, partneri, firma i lokacije zasebno imaju dosta dokumenata koji mogu pomoći u raznim situacijama. 

Tako primjerice artikli mogu imati tzv. glavnu sliku, ali i niz drugih slika, koje pomažu novom radniku u skladištu lakše pronaći traženi artikl, ili će se pak ta slika (ili više njih…) automatski koristiti u vašem webshopu na odgovarajućim pozicijama. 

Uz artikl koji proizvodimo najčešće pridodajemo radioničke crteže koje onda možemo distribuirati na radno mjesto, računalo ili tablet korisnika. U tom će slučaju FactorOne sačuvati stare verzije dokumenta, dakako – ukoliko otprije postoje. 

Naši partneri imaju i ugovore koje trebamo godišnje pratiti radi ostvarivanja bonusa. Sve ugovore, PDV ili ID brojeve ili bilo kakvu drugu dokumentaciju je moguće priložiti partneru. 

 

Prilaganje dokumentacije prilikom procesa 

Jedan od najvećih gubitaka vremena u raznim odjelima jest pretraga dokumenata.  

Samo upitajte kolege iz odjela nabave, koliko im treba vremena da pronađu točno određenu ponudu staru nekoliko godina, zakopanu u arhivi e-mailova? 

U FactorOne, svaki nalog za nabavu i upit dobavljaču se uredno prilaže i potom ga je moguće vrlo brzo pronaći. 

Imate odličnu priliku za prodaju, koju prati kompleksan Excel za izračun cijene? Super, baš takve stvari su transparentne vašem menadžmentu. 

Vaš kupac želi drukčije pakiranje pri isporuci? Slobodno definirajte vaš dokument uz Potvrdu narudžbe, te će se dokument distribuirati do radnog mjesta. 

Postoji puno mjesta gdje se očekuje dokumentacija i premda nije svugdje obavezna, itekako pripomaže izgradnji baze znanja unutar kompanije. 

 

Tehničke karakteristike 

Sustav dopušta datoteke do veličine 1 GB. Tip datoteke je pritom nevažan, jer sve tipove možete spremiti. Sustav razmjene je osiguran enkriptiranim kanalom komunikacije. Dokumente možete skladištiti na bilo kojem File serveru. 

 

Zašto koristiti FactorOne kao spremište za dokumente? 

Zato što već imate procese u firmi, i sve te procese slijede odgavarajući zapisi pohranjeni u odgovarajućim formatima. Nije potrebno nanovo izgraditi hijerarhiju sustava, kao npr. nazive mapa u kojima držimo naše dokumente, nije potrebno koristiti pretrage u DMS-u (koje možda i ne rade radi lošeg naziva dokumenta), itd. 

Sustav vam nudi priliku da svoj zapis postavite na točno mjesto koje će onda u svakom trenutku i vrlo brzo biti dostupno svim članovima vaše organizacije.