Kako brzo praviti izvještaje u poslovanju?

Još izvještaja, još izvještaja… 

Tko se još nije suočio s ovim problemom, posebno ako radi u srednjem menadžmentu? Od rukovoditelja se konstantno traže novi izvještaji iz proizvodnje, od šefa prodaje se traži izvještaji o prodanim artiklima, kretanju kupaca u vremenskom periodu, usporedba prodaje po periodima, itd. 

Premda neke izvještaje već podržavaju postojeći programi, većinom se radi o ad-hoc izvještajima, s točno prilagođenim poljima unosa (datum, kupac) i stupcima koje program generira. Ovi tipovi izvještaja su odlični u financijama, ali kada krenemo dublje u analizu, pokazuju se svi nedostaci u njihovoj primjeni. 

Od čega se sastoji svaki izvještaj? 

Da bismo napravili izvještaj, potrebno je poznavati njegovu strukturu. Izvještaj se sastoji od 3 dimenzije i više filtera. 

Pojasnimo na ovome primjeru: 

 
Ako npr. Direktor od vas traži podatke o prodaji kroz godine po partnerima, onda bi u plavo označeni dio postavili partnere, u žuto označeni dio bi postavili godine, a financijske vrijednosti realizacije u sivo označeni dio. 

Tako smo zamislili svoj prvi izvještaj. Ukoliko želimo filtrirati samo neke grupe kupaca, ili posljednjih 5 godina, to je lako izvedivo upotrebom odgovarajućih filtara. 

Slaganje izvještaja u pivot tablicama 

Kako bi izrada izvještaja bila još lakša, koristit ćemo testne podatke iz Excela, te ćemo složiti izvještaj o ozljedama na radu. 

Imamo početne podatke o ozljedama, testni Excel je dostupan ovdje

Na izborniku Umetanje -> Pivot tablica odabrali smo naše podatke i sad imamo početni dio podešavanja pivota. 

U prvome djelu imamo dostupna polja, a dolje imamo upravo ono što smo zamislili u našem izvještaju – retke, stupce i vrijednosti. 

Treba nam izvještaj ozljeda na radu po pogonima i po mjesecima. Pogone trebamo smjestiti u redove, a Dane bolovanja u vrijednosti, dok mjesece rasporedimo u stupce. 

Naš izvještaj se već sam složio: 

Kada na jednom radnom listu imate hrpu podataka  za koje vam je potrebno izvršiti neku analizu, na ovaj način od te hrpe podataka možete vrlo jednostavno stvoriti zaokretnu (pivot) tablicu u kojoj možete filtrirati podatke a zatim ih prikazati na koji god način želite. 

„Ugnježđivanje“ podataka 

Ako trebamo detaljniju analizu, podaci se mogu prikazati hijerarhijski, tj. ispod Pogona možemo dodati i Odjel, kako bi ekstrahirali još više podatka. 

 

Filtriranje podataka 

Nakon što smo postavili i podesili svoj izvještaj, možemo ga dodatno doraditi koristeći filtre, pa raditi npr., analizu samo jednog pogona. 

Zaključak 

Korištenje pivot tablica pogodno je za analizu velikih količina podataka. Uz pomoć ovih tablica možete jednostavno sažeti velike količine informacija u mali prostor.  

Umjesto ručnog kreiranja izvještaja gdje biste morali potrošili sate, ako ne i dane – kroz pivot tablice uštedit ćete vrijeme kreiranja izvještaja te na osnovu istih lako i brzo donositi strateške odluke.