Kreiranje dokumenata
Na sljedećem primjeru prikazan je ekran za kreiranje novog dokumenta u FactorOne.
Slika: Kreiranje računa
Zbog lakšeg razumijevanja procesa kreiranja dokumenta kroz sljedeći primjer ekran kreiranja dokumenta slikovito je podijeljen na više dijelova, tako da sljedeća slika prikazuje dio ekrana koji se odnosi na odabir vrste dokumenta koji kreirate kao i podatke o partneru te roku isporuke.
Slika: Vrsta kreiranog dokumenta
Napomena: polja koja na početku sadrže znak x
predstavljaju obavezna polja koja unosite da bi ste nastavili s daljnjim procesom kreiranja dokumenta. Klikom na Vrsta dokumenta birate dokument koji želite kreirati.
U ovom dijelu također birate partnera za kojeg kreirate dokument te datume isporuke, prijema robe i sl.
Više o vrstama polja te odabiru podataka za određeno polje možete pronaći ovdje:
Pretraga i uređivanje zapisa u FactorOneSljedeća slika prikazuje dio ekrana za kreiranje novog dokumenta a odnosi se na informacije o odjelu tvrtke kojem kreirani dokument pripada, informacije o autoru dokumenta, komercijalistu, načinu kojim se vrši uplata, kao i datum dospijeća dokumenta.
Slika: Podaci o odjelu
Isto tako, na ovoj slici možete uočiti dio dokumenta koji se odnosi na status dokumenta, vrijeme ažuriranja dokumenta odnosno u kojem stanju se nalazi kreirani dokument, kao i detalje o isporuci (označen brojem 3).
Odabir podataka u navedenim dijelovima dokumenta obavlja se na isti način kao i prethodno opisani proces odabira podataka pri kreiranju dokumenta.
Iz prethodno opisanih dijelova dokumenta koji se kreira možete uočiti povezanost kreiranja dokumenta sa vrstama, pravilima i statusima dokumenata.
Više o ovome možete vidjeti na:
Dokumenti u FactorOne
Nakon odabira podataka u zaglavlju dokumenta, slijedi dodavanje artikala za dokument koji se kreira. Klikom na Dodaj stavku otvara se redak za unos artikla te pripadajućih parametara (količina, cijena i sl.)
Slika: Dodaj/ukloni stavku
Ako stavku želite obrisati sa kreiranog računa, klikom miša označite stavku koju želite ukloniti te kliknite na opciju Ukloni stavku.
Klikom na Podnožje, možete sakriti/prikazati podnožje dokumenta kako bi imali više prostora za unos stavki.
U svakoj stavci unosite potrebne podatke kao što su količina, cijena, vrsta pakiranja, popust, da li postoji PDV ili ne i sve ostalo što je potrebno za odabrani dokument.
Kada unesete podatke dokumenta, gornji desni dio ekrana zelene boje prikazuje podatke partnera za kojeg je dokument kreiran kao i broj dokumenta.
Slika: Podaci o partneru
U podnožju dokumenta (kao na prethodnoj slici) nalaze se iznosi kreiranog dokumenta kao što su ukupni iznos, iznos popusta i sl.
Uz svaku stavku na dokumentu možete priložiti privitak. Klikom na stavku otvara se mogućnost dodavanja privitka u donjem dijelu ekrana.
Prilikom kreiranja dokumenata koji sadrže cijenu artikla, omogućeno je izračun cijene u određenoj valuti po željenoj jedinici mjere. Primjerice, ako je standardna valuta softvera konvertibilna marka (KM) a osnovna jedinica mjere artikla komad (kom), postoji mogućnost da izračun cijene artikla radite prema drugim valutama/jedinici mjere kao što je Euro po metru ili euro po kilogramu (€/m ili €/kg)
Gumbi u gornjem dijelu ekrana (kao na idućoj slici) koriste se u procesu kreiranja dokumenta za spremanje, ispis, brisanje itd.
Ispis dokumenata
Pri ispisu svih robno materijalnih dokumenata postoji mogućnost odabira valute u kojoj želimo ispisati određeni dokument. Ako ne odaberemo valutu, dokument će se ispisati u lokalnoj valuti koja je definirana za tvrtku, međutim klikom na ispis pojaviti će se izbornik gdje biramo jezik na kojem ispisujemo i valutu u kojoj želimo ispisati dokument (slika ispod)
Slika: Ispis dokumenta
Slika: Ispis dokumenta
Na prethodnoj slici nalazi se pregled dokumenta prije ispisa. U ovom dijelu nalazi se mogućnost prilaganja žiga (pečata) tvrtke na dokument u elektronskom obliku. Strelicom je pokazan gumb koji se koristi za opciju prikaži/sakrij pečat na dokumentu.
Vrijedi napomenuti kako u pregledu prije ispisa (prethodna slika) postoji opcija (gumb) koji omogućuje slanje dokumenta u odabranom formatu na e-mail adresu označenog partnera tako što se dokument priloži kao privitak u vašu e-mail adresu dok se e-mail adresa partnera povuče iz informacija o partneru u FactorOne.
Po potrebi, može se priložiti i odgovarajući tekst koji se uz priloženi dokment šalje partneru.
Detaljan opis primjene navedenih gumbova prikazan je na:
Pretraga i uređivanje zapisa u FactorOne Na svim dokumentima u dijelu Ostalo imate mogućnost rekalkuliranja alternativnih jedinica mjere.
Slika: Rekalkuliranje alternativnih jedinica mjere
Na dokumentima koji sadrže podatke o količini artikala u alternativnim jedinicama mjere postoji mogućnost rekalkuliranja, a to znači ako je nakon kreiranja dokumenta ažurirana količina artikla u alternativnoj jedinici mjere klikom na navedeni gumb rekalkulirati će se i količina na dokumentu.
Fiskalizacija u FactorOne
Podaci o fiskalizaciji odnosno fiskalnom uređaju nalaze se u dijelu Prodaja kao što je prikazano na slici ispod. U ovom dijelu možete dobiti sve podatke vezane uz fiskalne račune, izvještaje itd.
Slika: Fiskalizacija u FactorOne
Fiskaliziranje računa obavlja se direktno iz dokumenta kojeg fiskalizirate. U dijelu koji se odnosi na ispis, možete pokrenuti standardni ispis dokumenta ili fiskalizirati dokument.
Nakon što fiskalizirate račun, dokument nije moguće uređivati i spreman je za knjiženje u financijskom knjigovodstvu.
Generički uvoz stavki na dokumente
Kako ne bi ručno dodavali svaku stavku, postoji mogućnost generičkog uvoza stavki na dokument. Na ovaj način svaki dokument možete kreirati preuzimanjem stavki iz drugih dokumenata sa pripadajućim cijenama, količinama i sl.
Slika: Generički uvoz stavki
Klikom na uvoz stavki otvara se ekran na kojem se nalaze stavke kreiranih dokumenata. Uz stavke kreiranih dokumenata postoji mogućnost preuzimanja stavki iz paking listi.
Slika: Uvoz stavki
Prije uvoza potrebno je odabrati skladište na kojem se nalazi roba. Nakon što odaberete skladište, označite stavke koje prenosite a zatim kliknite na Prijenos nakon čega će se označene stavke prenijeti u dokument koji kreirate.
Prilikom uvoza stavki uvijek se koristi pravilo dokumenta koji kreirate, odnosno ako je za ciljni dokument definirano da se obračunava PDV za svaku stavku definira se PDV.
Povijest izmjena na dokumentima
Na svim dokumentima u FactorOne, u gornjem dijelu ekrana nalazi se gumb (prikazan na slici ispod) koji prikazuje povijest odabranog dokumenta.
Klikom na navedeni gumb prikazuje se povijest dokumenta, odnosno sve izmjene (ako ih je bilo) koje su urađene nad odabranim dokumentom.
Slika: Povijest izmjene na dokumentu Na kartici Općenito nalazi se dio ekrana koji se odnosi na dokumente u FactorOne. Vrste, pravila, napomene, statusi neki su od parametara koje sadrže dokumenti u FactorOne.
Vrste dokumenata
Svaki dokument u FactorOne pripada određenoj vrsti dokumenata koja je evidentirana u ovom dijelu softvera. Klikom na dio Vrste dokumenata unutar kartice Općenito
Slika: Vrste dokumenata
prikazati će vam se ekran sa popisom svih vrsta dokumenata.
Slika: Popis dokumenata
Prilikom kreiranja novog dokumenta u FactorOne, moguće je kreirati samo vrste dokumenata evidentirane u ovom prozoru.
U ovom dijelu FactorOne kreirate vrste dokumenata, pretražujete ili uređujete postojeće koristeći gumbove kao na idućoj slici.
Detaljnije o mogućnostima ovih gumbova možete vidjeti na:
Pretraga i uređivanje zapisa u FactorOne
Pravila dokumenata
Za svaku vrstu dokumenta u FactorOne potrebno je kreirati pravila koja se odnose na kreiranu vrstu dokumenta. Jedinica mjere, prikaz partnera, prikaz statusa samo su neka od pravila koja definirate za određenu vrstu dokumenta. Pravila dokumenta za određenu vrstu možete vidjeti klikom na Pravila dokumenta koji se nalazi unutar kartice Općenito sa popisom svih pravila za odabranu vrstu dokumenata.
Slika: Popis pravila dokumenata
U ovom dijelu ekrana FactorOne kreirate pravila za željenu vrstu dokumenta. pretražujete ili uređujete postojeća pravila koristeći gumbove kao na idućoj slici.
Detaljnije o mogućnostima ovih gumbova možete vidjeti na:
Pretraga i uređivanje zapisa u FactorOne
Klikom miša na znak (+), otvorit će vam se ekran za uređivanje pravila
Slika: Pravila dokumenata
Statusi dokumenata
Za svaki dokument u FactorOne kreira se status iz kojeg se može očitati u kojoj fazi se nalazi određeni dokument. Tako primjerice dokument može imati status „u tijeku“, „zatvoren“, „zaključeno“ i sl.
Klikom na dio Statusi dokumenata unutar kartice Općenito prikazati će vam se ekran sa popisom kreiranih statusa dokumenata.
Slika: Statusi dokumenata
U ovom dijelu FactorOne kreirate statuse dokumenata, pretražujete ili uređujete postojeće koristeći gumbove kao na idućoj slici
Detaljnije o mogućnostima ovih gumbova možete vidjeti na:
Pretraga i uređivanje zapisa u FactorOne
Klikom na (+) u gornjem lijevom kutu ekrana otvara vam se ekran za kreiranje novog statusa kao na slici ispod.
Slika: Definiranje novog statusa
Na slici možete vidjeti da je potrebno definirati oznaku, naziv statusa te vrstu dokumenta za koji definiramo status. Dodatno možete definirati pozadinsku boju statusa, poredak statusa na listi, da li status ključa dokument, utječe li na ulaz/izlaz iz skladišta te prijevod statusa na druge jezike.
Napomena
Određeni korisnički dokumenti (nalog za nabavu, upit dobavljaču, paking liste…) imaju mogućnost pristupa statusima dokumenata kroz administraciju odjela u kartici kojoj pripadaju dokumenti.
Slika: Statusi dokumenata
Na prethodnoj slici možete vidjeti kako u kartici Nabava, klikom na Administracija odjela možete pristupiti statusima dokumenata nalog za nabavu i upit dobavljaču.
Prečaci dostupni u FactorOne
Kako bi na jednostavan način kreirali dokumente u FactorOne odnosno uštedjeli vrijeme pri radu, možete koristiti prečace na tipkovnici. Prečaci ili kombinacije tipki pružaju alternativu radnjama koje uglavnom izvodite mišem. Ispod su navedeni dostupni prečaci u softveru:
- Ctrl + N dodaje novi redak u dokumentu, ili otvara novi dokument za kreiranje
- Ctrl + R osvježava liste dokumenata
- Ctrl + S spremanje dokumenta
- Ctrl + P ispis dokumenta
- Strelica dolje dodaje novi redak
- Delete (Del) brisanje retka
- F1 otvara dokumentaciju na webu (Help)
- F3 kopira vrijednost polja iz prethodnog retka na dokumentu
- F5 kopira redak na dokumentu
- F6 sadržaj polja na koje smo pozicionirani primjenjuje na sva polja u stupcu
- F7 poništava uključena filtriranja na dokumentu
- F8 poništava uključena sortiranja na dokumentu
- Esc Zatvaranje dokumenta
- Enter Potvrdni gumb za otvaranje dokumenata, kao i upozoravajuće poruke